Qual è l’ingrediente che può rendere davvero speciale e al passo con i tempi un congresso, un meeting o una conferenza stampa? Senz’altro la sostenibilità.

Un'azienda o un ente che organizza un evento eco-compatibile, non solo fa un gesto importante per l'ambiente e guadagna in reputazione, ma comunica indirettamente un messaggio positivo al pubblico, dimostrando con i fatti il proprio impegno nei confronti del Pianeta. Ma per ottenere risultati reali, bisogna pianificare ogni dettaglio: dalla location ai materiali, dall'illuminazione agli spostamenti, dai fornitori al bio-catering. "Eventi sostenibili" è un progetto che mira alla riduzione dell'impatto ambientale dell'evento: ecco tutti i suggerimenti perché al termine della manifestazione il saldo ambientale sia il meno negativo possibile.
Le buone pratiche a basso impatto ambientale si stanno ormai diffondendo nei più diversi ambiti di attività quotidiane. I cittadini, le associazioni, le imprese e gli enti fanno sempre di più per adottare comportamenti eco-sostenibili: si fa la raccolta differenziata, si cerca di diminuire il volume dei rifiuti, si installano pannelli solari, si promuove l'uso dei mezzi pubblici, si consumano alimenti biologici e a filiera corta.
Più difficile è sommare tutte queste pratiche in un'occasione sola. Ci sono infatti eventi la cui realizzazione produce un alto consumo di risorse, tanti rifiuti e l'immissione nell'atmosfera di una grande quantità di anidride carbonica. Congressi, convention, meeting, fiere, eventi di "team building" e "viaggi incentive", iniziative organizzate dalle aziende per favorire la creazione di uno spirito di squadra tra i suoi dipendenti. Eventi che coinvolgono un grande numero di persone, talvolta implicano viaggi aerei, soggiorni in hotel di lusso, infiniti transfer in loco, mobilitando addetti, fornitori, attrezzature e risorse. Ma rientrano in questo ambito anche concerti, feste, presentazioni di libri, mostre, oppure corsi di formazione interna e conferenze stampa. Un settore a sé, che rappresenta per alcuni una sorta di "nuovo media", caratterizzato da particolare dinamismo e creatività.

Dunque perchè non fare anche di queste occasioni speciali degli esperimenti di sostenibilità? È possibile applicarvi nuove logiche, orientate ai principi del rispetto dell'ambiente, nell'ottica di evitare gli sprechi, ridurre i consumi di risorse e le emissioni. Con una buona pianificazione e una strategia adeguata al tipo di avvenimento, è possibile creare dei veri e propri eventi sostenibili, mantenendo elevata la qualità e stimolando anche le soluzioni creative. Gli scettici obietteranno che realizzazioni di questo tipo fanno lievitare i costi in maniera esponenziale. Ma come spiegano Stefano Ferri, Annamaria Ruffini e Elena Vender Caldarelli nel libro"Ecoeventi" (Lupetti - Editori di Comunicazione), questo è solo un luogo comune. In realtà agire nel rispetto di requisiti "verdi" permette di incrementare l'efficienza economica del progetto, minimizzando l'utilizzo di risorse.

A beneficiarne non sarà solo l'ambiente, con una diminuzione dell'impatto e la limitazione dei danni, ma anche l'azienda o l'ente che ha organizzato la manifestazione, con numerose ricadute positive sul piano dell'immagine e della comunicazione. Associare il proprio nome o marchio a una realizzazione di questo tipo ha infatti un forte significato, che si unisce ai valori o ai contenuti oggetto dell'iniziativa stessa. L'evento diventa lo strumento con cui veicolare anche l'impegno ambientale del committente, un elemento centrale di responsabilità sociale, per promuovere al tempo stesso tra i partecipanti l'adozione di comportamenti sostenibili, da replicare nei loro rispettivi contesti di vita e di lavoro come buoni esempi da imitare. È un circolo virtuoso quello innescato dagli eco-eventi, in cui sono compresi, ad esempio, anche i fornitori, le società di servizi, di catering, di trasporti e tante altre, incentivando così anche il settore produttivo della Green Economy.

Con questa filosofia è nato il progetto "Eventi sostenibili", iniziativa che mira alla riduzione degli impatti ambientali correlati all'organizzazione di un evento, a partire dall'analisi di tutti i suoi componenti, per migliorarne il livello di sostenibilità.
Nato dalla collaborazione tra Punto 3, società ferrarese di consulenza, e Tangram, specializzata in organizzazione di eventi, comunicazione aziendale, team building e formazione, "Eventi sostenibili" è stato sviluppato attraverso Fondo sociale europeo, Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali, Regione Emilia-Romagna e Consorzio Spinner 2013.

L'analisi dei fattori che determinano il "peso" di un evento si fa attraverso il Sustainable event screening (Ses) un software capace di calcolare, attraverso un questionario, il quoziente di sostenibilità di un'iniziativa in base al quale l'evento può ottenere la certificazione "Eventi sostenibili" e il relativo marchio. Marchio "verde" che identifica con quattro colori diversi il livello di sostenibilità raggiunto, nell'ottica di un miglioramento continuo nel tempo. Il metodo con cui viene assegnato è stato elaborato in collaborazione con il Gruppo di ricerca sulla gestione ambientale dell'Università di Bologna e approvato dall'Istituto di certificazione per la qualità Certiquality.

Legata al progetto, la preziosa guida "Come organizzare eventi sostenibili", uno speciale realizzato a febbraio 2009 dal portale "Acquisti verdi", sito nato da un'idea della società Punto 3 per dare visibilità a tutte le aziende italiane produttrici e distributrici di prodotti e servizi ecologici: perchè consumatori grandi e piccoli, a partire dalle Pubbliche amministrazioni, ma anche i cittadini, possano facilmente trovare e scegliere prodotti e servizi ecologici.

La guida affronta tutti i passaggi della realizzazione dell'evento, così come vengono analizzati dal software Sustainable event screening, indicando i principi a cui attenersi secondo i principi chiave del risparmio, dell'eliminazione degli sprechi, del taglio delle emissioni. Tre le fasi in cui viene suddivisa l'iniziativa: organizzazione (che comprende l'attività della segreteria e la promozione),erogazione (che considera località e mobilità sostenibile, location, food & beverage, scenografia & service, struttura ricettiva),gestione del post-evento (congedo e smontaggio).

Il livello di partenza: la CSR del committente
Una comprovata sensibilità dell'azienda o dell'ente nei confronti dei temi della sostenibilità è già un buon inizio per realizzare un "eco-evento". Centrale infatti è il grado dil responsabilità sociale (Corporate social responsibility) del committente. Il progetto prende in considerazione l'eventuale possesso di un sistema di gestione ambientale certificato (ad esempio Iso 14001 o la registrazione Emas) e di un certificato di qualità del lavoro (Oshas). Da valutare è anche la redazione del bilancio sociale o ambientale e l'adozione di pratiche eco-compatibile nell'attività quotidiana, come ad esempio la raccolta differenziata all'interno degli uffici.

"Dematerializzare" la promozione
Inviti, locandine, programmi: spesso un evento richiede la produzione di una grande quantità di materiale promozionale che se stampato comporta l'uso di carta, inchiostro, spese di trasporto e relative emissioni. La soluzione viene dagli strumenti telematici. Si può pubblicizzare l'iniziativa o diffondere i dettagli attraverso l'invio di e-mail, newsletter o creando un sito ad hoc. Lo stesso discorso vale per le cartelline con il materiale informativo da distribuire ai partecipanti: tanta carta che magari molti butteranno. In alternativa si può predisporre uno spazio virtuale da cui scaricare o consultare ciò che serve.

A volte i materiali cartacei sono indispensabili per raggiungere più persone possibile, per esigenze pratiche o perché è necessario un attestato di partecipazione. Anche in questo caso però esistono alternative ecologiche, come stampare su carta proveniente da foreste gestite in modo sostenibile (i marchi Fsc o Pefc ne certificano la provenienza). Attenzione deve essere messa anche nella scelta dello stampatore che deve possedere un Sistema di gestione ambientale ed essere piuttosto vicino al luogo di consegna (distanza inferiore ai 50 chilometri) per ridurre le emissioni derivanti dal trasporto. Altri accorgimenti sono quelli relativi all'uso di imballaggi eco-compatibili o all'uso di veicoli a metano, ibridi o elettrici per il trasporto del materiale.

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Fonte: ErmesAmbiente da cui è possibile leggere l'articolo per intero